gru 8, 2021
Prowadzenie firmy transportowej to często dość duża odpowiedzialność. Wymaga to od właściciela sporej wiedzy na różne tematy, w tym także znajomości przepisów prawnych regulujących tego typu działalność.
Jednym z kluczowych elementów firmy transportowej jest prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy. Jest to obowiązek każdego pracodawcy, który zatrudnia pracownika na podstawie stosunku pracy w swojej firmie. Ponadto wszelkie dokumenty potwierdzające czas pracy kierowców muszą być odpowiednio przechowywane, po to, aby np. podczas kontroli były dostępne dla inspektora. Z tego względu warto zapoznać się dokładnie z tematem, aby nie popełniać błędów i w prawidłowy, zgodny z prawem sposób prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców.
Czym jest ewidencja czasu pracy kierowcy?
Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców jest obowiązkiem każdego pracodawcy, który zatrudnia osoby na takim stanowisku. Oczywiście ewidencja czasu pracy odnosi się nie tylko do kierowców, ale i do wszystkich innych pracowników zatrudnianych na podstawie stosunku pracy w danej firmie. Jest ona prowadzona zawsze w sposób indywidualny i odrębny dla każdego kierowcy.
Obowiązek ten został nałożony na pracodawców poprzez rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 roku. Zgodnie z § 6: „Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy […]”.
Jednak czym tak naprawdę jest ewidencja czasu pracy kierowcy? Jest to pewnego rodzaju analiza czasu pracy kierowców prowadzona w formie ewidencji, która pozwala uzyskać pracodawcy wszelkie informacje potrzebne do ustalenia należytego dla danego kierowcy wynagrodzenia. Ponadto analiza ta pozwala zadbać o to, aby pracownik wykonywał swoje obowiązki w czasie zgodnym z wszelkimi przepisami. Karta ewidencji czasu pracy kierowcy wskazuje m.in. na:
- liczbę przepracowanych godzin,
- czas rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbę nadgodzin,
- liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
- udzielone dni wolne od pracy,
- godziny dyżuru,
- zwolnienia i usprawiedliwienia nieobecności.
W jaki sposób można prowadzić ewidencję czasu pracy?
Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców szczególnie dla osób początkujących w tym temacie może być dość skomplikowanym zadaniem. Jednak po szczegółowym zapoznaniu się z obowiązującymi przepisami i zasadami, czynność ta staje się zdecydowanie łatwiejsza.
Chcąc dowiedzieć się, jak według prawa powinno wyglądać ewidencjonowanie oraz rozliczanie czasu pracy kierowców, należy sięgnąć do ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. W artykule 25 można odnaleźć regulacje, które mówią, w jakiej formie pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców, których zatrudnia. Mogą to być:
- zapisy na wykresówkach,
- wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
- pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
- inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności,
- rejestry opracowane na podstawie dokumentów, o których mowa w poprzednich punktach.
Przechowywanie ewidencji czasu pracy kierowców
Każdy pracodawca oprócz prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców, jest również zobowiązany do przechowywania tej ewidencji przez określony czas, który ustalony jest przez ustawę z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców. W zależności od formy zatrudnienia okresy te wynoszą odpowiednio:
- 3 lata po zakończeniu okresu nią objętego w przypadku kierowców będących pracownikami (art. 25 ust. 2 pkt 2)
- 2 lata po zakończeniu okresu nią objętego — w przypadku kierowców samozatrudnionych, Według ustawy są to również kierowcy zatrudnieni na podstawie umów cywilnoprawnych (art. 26e ust. 1)
Przechowywanie całej ewidencji czasu pracy kierowców w tym okresie, jest bardzo ważne, ponieważ to właśnie te dokumenty pozwalają na zachowanie bezpieczeństwa prawnego w kontekście ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub Inspekcji Transportu Drogowego.
Każdy pracodawca na prośbę tych organów jest zobowiązany do udostępnienia wszelkich dokumentów będących formą ewidencji czasu pracy kierowców zatrudnionych w danej firmie. Z tego względu tak ważne jest rzetelne i zgodne z obowiązującymi przepisami ewidencjonowanie czasu pracy kierowców.