sty 16, 2022
Powodzenie konferencji jest uzależnione od wielu czynników. Jednym z nich jest odpowiednie wyposażenie sali konferencyjnej, w której oprócz standardowego stołu i kompletu krzeseł, powinny znaleźć się konkretne sprzęty elektroniczne. Nie bez znaczenia ma również odpowiednia aranżacja pomieszczenia.
Zorganizowanie szkolenia lub konferencji to nie tylko przygotowanie odpowiedniego tematu i zaproszenie uczestników. Wielu organizatorów zwraca także uwagę na wyposażenie sali, w której będzie prowadzony wykład lub zajęcia, aby w jak najlepszy sposób przekazać całą swoją wiedzę. Co zatem powinno znaleźć w pomieszczeniu konferencyjnym?
Do czego służy sala konferencyjna?
Sale konferencyjne to zazwyczaj jedno z większych pomieszczeń, w którym organizowane są różnego rodzaju spotkania i narady. W biznesie sale konferencyjne nierzadko są wykorzystywane do spotkań akcjonariuszy, zebrań z zatrudnionymi pracownikami bądź przedstawicielami konkretnych działów. Nierzadko sale konferencyjne służą do spotkań z klientami.
Pomimo tego, że sale konferencyjne powstały głównie z myślą o dużych przedsiębiorstwach, nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykorzystywać je do zupełnie innych rzeczy. Duży pokój, w którym najczęściej stoi duży stół z krzesłami, świetnie sprawdza się do organizowania szkoleń (zarówno tych skierowanych do pracowników, jak i osób z zewnątrz), a także konferencji tematycznych. Oprócz tego duże pomieszczenie doskonale sprawdzi się do organizacji kongresów czy sympozjów naukowych.
Sale konferencyjne wyróżniają się przede wszystkim swoim układem. W mniejszych salach doskonale sprawdza się ułożenie, którego centralnym punktem jest duży stół wokół którego postawione zostały krzesła. Bardzo popularnym układem w przypadku szkoleń, jest na przykład ustawienie krzeseł i stołów w kształt podkowy. W przypadku konferencji przeznaczonej dla dużej ilości uczestników – najpraktyczniejsze jest rozstawienie samych krzeseł.
Przeznaczenie sali konferencyjnej będzie w dużej mierze uzależnione od miejsca, w jakim pomieszczenie się znajduje. Jednak z racji tego, że pełni ona funkcję użytkową, nie można zapomnieć o jej funkcjonalnej aranżacji tak, aby zorganizować kompleksowe spotkanie.
Podstawowe wyposażenie sali konferencyjnej
Sala konferencyjna służąca do organizacji różnego rodzaju wydarzeń, powinna przede wszystkim posiadać wygodne miejsce do siedzenia. Pomimo tego, że najczęściej w tego typu pomieszczeniach znajduje się duży stół z krzesłami, nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykorzystać w aranżacji jedynie same miejsca siedzące. Takie rozwiązanie sprawdzi się wszędzie tam, gdzie spodziewamy się podejmować większą ilość uczestników, a jednocześnie zadbać o ich komfort.
Oprócz tego w sali konferencyjnej nie może zabraknąć sprzętu audiowizualnego oraz nagłośnienia. Trudno jest wyobrazić sobie ciekawą konferencję, w trakcie której uczestnicy jedynie słuchają wykładu i nie mogą skorzystać również z innych materiałów – jak na przykład prezentacji multimedialnej. Dzięki projektorowi i specjalnie przygotowanej planszy, możliwe będzie profesjonalne przedstawienie tematu od strony wizualnej, co z pewnością przypadnie do gustu słuchaczom oczekujących bardziej szczegółowych informacji.
Sale konferencyjne powinny również zostać wyposażone w klimatyzację, dzięki której wielogodzinne spotkania nie będą wywoływały w uczestnikach dyskomfortu. Chłodne, ale jednocześnie cyrkulujące powietrze ułatwi utrzymanie skupienia, a także nie wywoła zmęczenia. Dobre oświetlenie natomiast jest niezbędne. Sztuczne światło kiepskiej jakości nie będzie sprzyjać uczestnictwu w spotkaniu, przez co wiele osób nie będzie mogło skupić się na treści wykładu. Dobre światło natomiast zapobiegnie bólom głowy oraz oczu.
Dodatkowe akcesoria przydatne w organizacji szkoleń
Ciekawym akcentem w salach konferencyjnych są różnego rodzaju dekoracje. Warto zatem zadbać o to, aby w miejscu, gdzie prowadzone będą szkolenia bądź spotkania, nie zabrakło elementów ozdobnych. Dobrze jest również wstawić do środka plansze i stojaki, na których osoba występująca będzie mogła samodzielnie zaprezentowane wybrane materiały graficzne.
W salach konferencyjnych niezwykle funkcjonalne są stojaki na plakaty i banery. Świetnie sprawdzają się stojaki na flagi, które nie zajmują zbyt dużo miejsca, a przydają się zwłaszcza w przypadku organizacji konferencji odbywającej się w święta państwowe i religijne. W zależności od charakteru i wykorzystania sali konferencyjnej, warto zadbać o to, aby na miejscu nie zabrakło akcesoriów, które przydadzą się organizatorom wydarzeń oraz osobom występującym.