mar 22, 2021
Klient będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej dostaje od sprzedawcy, co do zasady, paragon z kasy fiskalnej potwierdzający realizację transakcji. Przedsiębiorcy, którzy nie korzystają z kas fiskalnych (na podstawie ustawowego zwolnienia) ewidencjonują sprzedaż na podstawie rachunków. Osoba fizyczna może jednak zgłosić przy zakupie lub korzystaniu z usługi chęć otrzymania faktury VAT. Jak wygląda faktura dla osoby fizycznej i kiedy przedsiębiorca powinien ją wystawić?
Faktura dla osoby fizycznej. Podstawowe zagadnienia
Sprzedaż na rzecz osób fizycznych powinna być udokumentowana i zarejestrowana za pomocą kasy fiskalnej, z wyjątkiem przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z kasy, którzy mogą księgować sprzedaż za pomocą dziennej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej lub wystawionych faktur.
Co do zasady przedsiębiorca nie musi wystawiać faktury dla osoby fizycznej bez jej wyraźnego żądania, ale może zdecydować się na taką formę dokumentowania sprzedaży i wystawiać faktury wszystkim nabywcom. W przeciwnych wypadkach faktura dla osoby fizycznej powstaje wyłącznie na żądanie klienta.
Jakie dane powinny znaleźć się na fakturze dla osoby fizycznej?
Ustawa o VAT nie wprowadza wyraźnego rozgraniczenia na faktury dla osób fizycznych oraz przedsiębiorców, wymieniając listę elementów obowiązkowych do umieszczenia na fakturze zgodnie z art. 106e.
Według brzmienia ustawy, na fakturze powinny znaleźć się kolejny numer dokumentu, data jego wystawienia, dane nabywcy oraz sprzedawcy oraz wszystkie informacje o transakcji.
Wśród danych nabywcy wymieniony jest także numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatkowe – numer NIP. Osoby fizyczne nie mają obowiązku posiadania numeru NIP, w związku z czym nie ma obowiązku zamieszczania go na fakturze lub zastępowania NIP-u numerem PESEL. Przepisy ustawy o VAT pozwalają, aby pole NIP pozostało na fakturze dla osoby fizycznej puste.
Kiedy należy wystawić fakturę dla osoby fizycznej?
Kierując się w dalszym ciągu postanowieniami ustawy o VAT, w art. 106b ust. 3 wskazane zostało, że przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy, jeśli żądanie takie zostanie wystosowane w terminie do 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub otrzymano całość lub część zapłaty. Przedsiębiorca może wystawić fakturę dla klienta po upływie tego terminu (jeśli zapytanie o fakturę zostało zgłoszone później, niż w 3 miesiące od daty sprzedaży, wykonania usługi lub dokonania zapłaty), jednak jest to już jego dobra wola, a nie wynik obowiązku ustawowego.
Faktura wystawiana dla osoby fizycznej na podstawie paragonu nie wymaga paragonu z numerem NIP (obowiązującego dla faktur wystawianych do paragonów dla przedsiębiorców).
W przypadku zgłoszenia przez nabywcę będącego osobą fizyczną chęci otrzymania faktury, stosując się do art. 106i ust. 6 ustawy o VAT, przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury w terminie nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę (jeśli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca tego miesiąca) lub nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania (jeśli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym wystąpiła sprzedaż).
Wystawianie faktur dla osób fizycznych z programem do fakturowania online
Zdecydowanie najłatwiejszą metodą obsługi faktur dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej jest skorzystanie z gotowych szablonów faktur dostępnych w ramach programów do wystawiania faktur online takich jak Melpe. Łatwe do wypełnienia wzory wymagają jedynie wprowadzenia wszystkich danych obowiązkowych na fakturze oraz zaznaczenia, w miejscu NIP, pozycji „brak” lub „nie dotyczy”. Formalnie, faktura dla osoby fizycznej nie różni się niczym od tradycyjnej faktury wystawianej dla kontrahenta. Wszystkie:
- dane osobowe,
- dane nabywcy i sprzedawcy,
- koleje numery faktury,
- data jej wystawienia,
- szczegóły transakcji,
- stawki i kwoty podatku VAT,
- wartości transakcji
pozostają elementami obowiązkowymi i powinny znaleźć się na fakturze dla osoby fizycznej.